Våre 8 beste tips før du inngår avtale med ny renholdsleverandør
Ikke brenn deg! Før du inngår en forpliktende avtale med en renholdsleverandør, anbefaler vi at du tar en titt på denne listen over ting du bør ta i betraktning.
Sjekk om bedriften er offentlig godkjent av Arbeidstilsynet.
Før du inngår en avtale med en ny renholdsleverandør er det lurt å sjekke om det er en offentlig godkjent renholdsbedrift. Det er fort gjort å gå for det første og beste man kommer over, men man bør ta en rask sjekk før man ansetter noen til å ta seg av bedriftsrengjøring.
Visste du at det faktisk er forbudt å kjøpe renholdstjenester av renholdsbedrifter som ikke er godkjent av Arbeidstilsynet? Så gjør deg selv en tjeneste og ta en rask sjekk, så unngår du å bryte loven ved å ansette et useriøst firma.
Sjekk også om renholdsleverandøren er godkjent alene, eller med ansatte. Denne godkjenningen bekrefter at leverandøren har de nødvendige forsikringene, at de ansatte mottar minst tarifflønn og at de følger HMS-kravene.Sjekk om bedriften har relevant erfaring med tjenestene de leverer.
Passer renholdsleverandøren til å utføre det du ønsker av dem? Har de gjort lignende jobber tidligere? Har de for eksempel utført rengjøring av kontorlokaler tidligere, eller jobber de mest med privat hjemmevask?
Tilbyr de renhold av små bedrifter eller er de mest rettet mot de store firmaene?
Dette er spørsmål du bør stille deg før du inngår en forpliktende avtale med en renholdsbedrift, så får du det du leter etter og unngår skuffelse.Sjekk referanser og kontaktinformasjon
Sjekk hva slags referanser renholdsbedriften har oppgitt. Ta gjerne kontakt med de personene som har blitt oppgitt som referanser for å høre om erfaringen de hadde med den aktuelle bedriften.
Er det relevant erfaring for deg? Hvordan var samarbeidet deres med bedriften? Har de noen andre opplysninger som er relevant for deg?
Sjekk også at kontaktinformasjonen til renholdsbedriften er lett tilgjengelig.Gå nøye over tilbudet
Gå nøye over tilbudet du får. Er alle arbeidsoppgavene med i tilbudet? Har de informert deg om eventuelle tilleggstjenester som ikke har blitt inkludert i prisen? Står det noe om bindingstid?Du kan unngå mye frustrasjon om du leser tilbudet nøye og omstendelig. Noen selskaper gir kun generelle beskrivelser i tilbudet, som for eksempel kontorvask, men hva innebærer det? Be gjerne om flere detaljer om mulig.
Hvilke renholdsmetoder blir brukt?
Renholdsbedrifter følger ulike metoder for å utføre renholdet. Det finnes flere forskjellige metoder, blant annet programmert renhold og kvalitetsstyrt renhold.
Benytter bedriften programmert renhold, så følger de en plan som sier hvor ofte det skal rengjøres og hvordan man skal rengjøre. Dette er en av de mest vanlige måtene å rengjøre på i dag.
Benytter bedriften kvalitetsstyrt renhold, så kan man for eksempel sette synlige kvalitetsmål som beskriver hvordan et lokale skal se ut når man er ferdig med rengjøringen. Da må renholderen vurdere lokalet og flatene og finne ut hvor det er nødvendig å rengjøre og hvordan det bør rengjøres. Med målbare kvalitetsmål, så benytter man ulike typer måleutstyr for å måle kvaliteten i renholdet.
Hvordan sikrer renholdsbedriften kvalitet?
Før du skriver under en kontrakt med et rengjøringsfirma bør du undersøke hva slags rutiner de har for å sikre kvaliteten på arbeidet de leverer. Du kan forvente at et pålitelig rengjøringsfirma utfører regelmessige inspeksjoner for å bekrefte kvaliteten på arbeidet som har blitt utført.
Om rengjøringsfirmaet du vurderer å ansette ikke utfører regelmessige inspeksjoner, bør du kanskje vurdere å lete videre. Nå finnes det nemlig så mange apper og programvarer tilgjengelig som gjør det enkelt for rengjøringsfirmaer å sørge for dette, så det finnes ingen unnskyldning for ikke å ha dette på plass.
Hva slags forsikringer har renholdsbedriften?
Sjekk forsikringene til den renholdsleverandøren du vurderer. Har de for eksempel tegnet en ansvarsforsikring som sikrer bedriften din ved eventuell skade? Man håper jo alltid at det ikke vil forekomme skader, men uhell skjer, og da er det greit å vite at man er dekket. Og hva med yrkesskadeforsikring?
Alle arbeidsgivere er pliktet til å tegne privat yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Det kan være lurt å sjekke om renholdsleverandøren du vurderer er en renholdsbedrift som følger loven og tar vare på sine ansatte.
Avtalevilkår
Gå nøye gjennom avtalevilkårene. Er avtalen i henhold til gjeldende lovverk? Hva står det om reglene rundt oppsigelse? Det er fort gjort å skumlese gjennom avtalevilkår, de dukker opp titt og ofte både for det ene og det andre og er ofte lange. Men man kan spare seg mye tid og frustrasjon om man bare tar seg et ekstra øyeblikk til å gå gjennom avtalevilkårene med et skarpt blikk.
Vær obs på at virksomheter (store som små) som kjøper renholdstjenester er pålagt å overholde påseplikten.
Dette innebærer at man må påse at leverandørene man benytter seg av etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte. Innkjøp av renholdstjenester/ kontorvask fra en ulovlig renholdsvirksomhet kan medføre straffeansvar.
Du kan lese mer om dine plikter og guide fra Arbeidstilsynet her.
Og lurer du på hvordan HMS skal se ut?
Ta kontakt med oss for tilbud på kontorvask! HN Renhold AS er en offentlig godkjent bedrift med ansatte.
